Online Arşiv, Exchange Online kullanıcıları için önemli bir özelliktir ve eski e-postaları yönetme ve depolama kapasitesini artırma konusunda büyük kolaylıklar sağlar. Bu özellik, daha düzenli bir posta kutusu ve hızlı çalışan bir Outlook deneyimi sunmaktadır.
Exchange Online, Online Arşiv Nedir?
Exchange Online, Online Arşiv kullanıcıların eski e-postalarını otomatik olarak ayrı bir posta kutusunda saklamalarını sağlayan bir Exchange Online özelliğidir. Bu özellik sayesinde, kullanıcılar ana posta kutularını hafifletir ve iş performansını artırabilir.
Exchange Online Online Arşiv Avantajları
- Erişilebilirlik: Yalnızca internet bağlantısı olan her yerden erişilebilir. Bu, mobil çalışanlar veya uzaktan çalışanlar için ideal ve pratik olabilir.
- Depolama Yönetimi: Kullanıcının cihazında hiçbir veri depolanmaz, bu da yerel disk alanından tasarruf sağlamaktadır.
- Ayrı Posta Kutusu: Online Arşiv, kullanıcının ana posta kutusundan bağımsız olarak çalışır ve organizasyonel e-posta yükünü azaltmaktadır.
- Performans: Outlook’un başlatılma ve işlem süresini azaltır, çünkü e-postalar yerinde arşivlenebilir ve Outlook’un varsayılan ayarları yalnızca ana posta kutusunu aramaktadır.
Exchange Online Arşiv Klasörü vs Online Archive
Outlook kullanıcıları genellikle e-postalarını düzenlemek ve depolama alanından tasarruf etmek için arşivleme özelliklerini kullanır. Ancak, yerel Arşiv klasörü ile Online Arşiv arasında önemli farklar vardır ve her iki yöntemin kullanımı farklı durumlara daha uygun olabilir.
local PST File | Archive Folder | Online Archive | |
---|---|---|---|
Location | Yerel Bilgisayar | Birincil Posta Kutusu | Exchange Online |
Max Size | 50GB | Posta kutusunun bir parçası | 50GB/1.5 TB |
Displayed in the search result | Hayır | Evet | Hayır |
Accessible from | Yerel bilgisayar | Anywhere | İnternet gereklidir |
Exchange Online Arşiv Klasörü Nedir?
Arşiv Klasörü, Outlook’ta standart olarak bulunan ve kullanıcıların e-postalarını manuel olarak taşıyabildikleri veya otomatik arşivleme kuralları ayarlayabildikleri bir klasördür. Bu klasör, kullanıcının ana posta kutusunun bir parçası olarak aynı veritabanında depolanır.
Arşivleme işlemi yapıldığında, e-postalar ana gelen kutusundan Arşiv klasörüne taşınır, ancak bu, toplam posta kutusu boyutunu azaltmaz.
Exchange Online Online Arşiv’in Avantajları
Online Arşiv ise, Exchange Online’ın bir parçası olarak sunulan ve kullanıcıların posta kutusu boyutunu gerçekten azaltan ayrı bir depolama alanıdır. Online Arşiv’e taşınan e-postalar, kullanıcının yerel cihazında depolanmaz, böylece hem cihazın depolama alanından tasarruf edilir hem de Outlook’un yükleme ve çalışma hızı üzerinde olumlu bir etki yapar.
Başlıca Farklar
- Depolama Yönetimi: Arşiv Klasörü, e-postaları ana posta kutusu içinde saklamaya devam ederken, Online Arşiv bu e-postaları tamamen farklı bir depolama alanına taşır.
- Erişilebilirlik: PST dosyaları yalnızca depolandıkları lokal cihazdan erişilebilirken, Online Arşiv’e dünya genelinde herhangi bir cihazdan erişilebilir. Bu, uzaktan çalışanlar veya seyahat eden profesyoneller için büyük bir avantaj sağlar.
- Güvenlik ve Yedekleme: PST dosyalarını düzenli olarak yedeklemek kullanıcıların sorumluluğundadır. Online Arşiv ise Microsoft’un bulut altyapısında güvenli bir şekilde saklanır ve otomatik olarak yedeklenir.
- Performans: Çevrimiçi Arşiv kullanımı, Outlook’un performansını yerel olarak depolanan büyük miktarda veri nedeniyle yavaşlamadan korur.
Exchange Online’da Online Archive Geresinimleri
Exchange Online Arşivleme, Microsoft 365’in çeşitli planlarında sunulan ve kullanıcılara ek depolama alanı sağlayan önemli bir özelliktir.
Online Arşiv posta kutuları artık günlük kaydı veya toplu arşivleme yöntemleri (aktarım kurallarının kullanımı gibi) için kullanılamaz. Microsoft, posta kutularını arşivlemek için günde 1 GB’lık bir büyüme sınırı uygulamıştır. Arşiv posta kutusu yalnızca ait olduğu bireysel kullanıcı veya paylaşılan posta kutusu tarafından kullanılabilir.
Lisans ve Depolama Kapasiteleri
- Temel ve Standart Planlar: Microsoft 365 İş Temel ve Microsoft 365 İş Standart gibi bazı giriş seviyesi planlar kullanıcılara 50 GB’lık bir arşivleme alanı sunar. Aynı kapasite Office 365 E1 planında da mevcuttur.
- Gelişmiş Planlar: Daha kapsamlı işlevsellik gerektiren işletmeler için Office 365 E3, E5, Microsoft 365 E3 ve E5 planları, kullanıcılara 1,5 TB’a kadar genişleyebilen arşivleme kapasitesi sağlar.
Arşiv Kullanımı ve Büyüme Politikaları
- Kısıtlamalar: Exchange Online Arşivi, toplu olarak e-posta arşivleme veya aktarım kuralları kullanılarak günlük kayıtlar için kullanılamaz. Microsoft, arşiv boyutunun günde en fazla 1 GB büyüyebileceği bir sınırlama getirmiştir.
- Kişisel ve Paylaşılan Kullanım: Arşiv posta kutuları yalnızca ilgili bireysel kullanıcılar ve paylaşılan posta kutuları tarafından erişilebilir. Her paylaşılan posta kutusu, varsayılan olarak yalnızca 50 GB’lık bir arşiv alanına sahiptir. Daha büyük bir arşiv kapasitesi gerekiyorsa, posta kutusuna bir E3 veya E5 lisansı atanmalıdır.
Aşağıdaki planların 50 GB arşiv alanına erişimi vardır:
- Microsoft 365 İş Temel
- Microsoft 365 İş Standart
- Office 365 E1
Ve aşağıdaki planlar 1,5 TB’lık bir Çevrimiçi Arşive sahiptir:
- Office 365 E3
- Office 365 E5
- Microsoft 365 E3
- Microsoft 365 E5
Otomatik Genişleme
- Başlangıç Kapasitesi ve Otomatik Genişleme: Her Online arşiv, başlangıçta 100 GB ile sınırlıdır. Bu kapasite %90 doluluk oranına ulaştığında, sistem otomatik olarak yeni 100 GB’lık depolama alanı ekler.
- Maksimum Kapasite ve Zamanlama: Bu süreç, arşiv 1,5 TB kapasiteye ulaşana kadar devam eder. Yeni depolama alanının sistem tarafından tanınması ve kullanıma hazır hale gelmesi 30 gün sürebilir.
Exchange Online’da Online Archive Etkinleştirme
Microsoft Purview Portalı Arşiv Özelliğini Etkinleştirme
Exchange Online Arşivi kullanmak, özellikle büyük miktarda e-posta verisi olan kuruluşlar için önemli bir özelliktir.
- Microsoft Purview Portalına Erişim:
- Tarayıcınızda Microsoft Purview‘u açın.
- Data lifecycle management Yönetimi:
- Microsoft Purview ana sayfasından, ‘Data lifecycle management‘ seçeneğine tıklayın. Bu bölüm, verilerinizi nasıl sakladığınızı ve yönettiğinizi düzenlemenize olanak tanımaktadır.
- Kullanıcı Arşivini Etkinleştirme:
- Yönetmek istediğiniz kullanıcıyı veya kullanıcıları seçin. Ardından, kullanıcı detay sayfasında yer alan ‘Enable Archive’ butonuna tıklayın.
- Onaylama İşlemi:
- Etkinleştirme işlemini tamamlamak için çıkan onay istemini kabul edin.
Exchange Admin Center ile Arşiv Özelliği Etkinleştirme
Exchange Admin Center üzerinde Online Archive özelliğini etkinleştirebilirsiniz.
- Exchange Admin Center üzerinden Admin girişi sağlayın.
- Sol Menü de bulunan Recipients sekmesinden Mailboxes seçeneğine tıklayın.
- Online Archive etkinleştirmek istediğiniz mailbox hesabına gelin.
- Others bölümün de Mailbox Archive seçeneği altında bulunan “Manage Mailbox Archive” seçeneğine gelin
- Bu işlemle beraber seçmiş olduğunuz hesabın Online Archive özelliği aktif hale gelecektir.
PowerShell Kullanarak Online Archive Etkinleştirme
Online arşiv posta kutularının kullanıcı başına etkinleştirilmesi gerektiğinde, bu işlemi PowerShell aracılığıyla yapmak, özellikle birden fazla kullanıcıya aynı anda uygulamak istediğinizde oldukça pratik olabilir.
- Exchange Online PowerShell ile Oturum açın
Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName [email protected]
- Tek bir Mailbox hesabında Online Archive etkinleştirmek için
Enable-Mailbox -Identity [email protected] -Archive
- Tenant içerisinde Online Archive etkin olmayan kullanıcıları filtrelemek için;
Get-Mailbox -Filter {ArchiveStatus -Eq "None" -AND RecipientTypeDetails -eq "UserMailbox"}
- Online Archive etkin olmayan tüm kullanıcılarda Online Archive etkinleştirmek için;
Get-Mailbox -Filter {ArchiveStatus -Eq "None" -AND RecipientTypeDetails -eq "UserMailbox"}
Online Arşiv’i etkinleştirdikten sonra, birincil posta kutusunun altındaki Outlook’ta görünür hale gelecektir. Kullanıcını Online arşive erişebilmesi için Outlook’u yeniden başlatması gerekir.
Exchange Online, Otomatik Genişleyen Archive Etkinleştirme Adımları
Exchange Online’da Otomatik Genişleyen Arşiv özelliği, özellikle büyük miktarda veri saklaması gereken kullanıcılar için son derece faydalıdır. Bu özellik, belirli bir depolama limitine ulaşıldığında arşiv posta kutusunun otomatik olarak genişlemesini sağlar. Aşağıda, bu özelliği etkinleştirme adımları verilmektedir:
- Exchange Online PowerShell ile Oturum açın
Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName [email protected]
- Tenant genelinde Otomatik genişleyen arşiv özelliğini etkinleştirmek için;
Set-OrganizationConfig -AutoExpandingArchive $true
- Tenant içerisinde tek bir mail hesabının otomatik genişleyen arşiv özelliğini etkinleştirmek için;
Enable-Mailbox -Identity [email protected] -AutoExpandingArchive
- Eğer tüm kullanıcılar için otomatik genişlemeyi etkinleştirmek istiyorsanız, henüz bu özellik etkinleştirilmemiş kullanıcıları seçip, onlar için otomatik genişlemeyi aktif hale getirebilirsiniz:
Get-Mailbox -ResultSize Unlimited | Where {$_.ArchiveStatus -eq "Active" -and $_.AutoExpandingArchiveEnabled -ne $true} | Enable-Mailbox -AutoExpandingArchive
Exchange Online Retention Policy
Exchange Online’da arşivleme ilkeleri, kuruluşlar için e-posta yönetimini otomatikleştirmenin bir yolunu sunmaktadır. Bu ilkeler, e-postaların belirli bir süre sonra otomatik olarak çevrimiçi arşivlere taşınmasını sağlar, böylece kullanıcıların posta kutuları yönetilebilir kalır ve depolama verimliliği artar.
Default Arşivleme İlkeleri
- Üst Klasör İlkesi’ni Kullanma (2 yıl): Varsayılan olarak, tüm posta kutusu klasörlerine uygulanır ve e-postaları iki yıl sonra arşive taşır.
- 1 Yıl: Bu ilke, belirtilen klasördeki öğeleri bir yıl sonra arşive taşır.
- 5 Yıllık: Bu ilke, belirtilen klasördeki öğeleri beş yıl sonra arşive taşır.
- Hiç: Bu ilke, otomatik arşivlemenin uygulanmamasını sağlar.
İlke Değiştirme veya Yeni İlke Ekleme
Outlook’ta bir klasör için arşivleme ilkesini değiştirmek için:
- Klasöre sağ tıklayın ve Özellikler‘i seçin.
- İlke sekmesine gidin ve Çevrimiçi Arşiv İlkesi altından istediğiniz ilkeyi seçin.
PowerShell ile Retention Policy Düzenleme
Powershell ile mevcut bekletme ilkelerini görüntülemek veya yeni bir ilke oluşturmak için aşağıdaki komutları kullanabilirsiniz:
Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName [email protected]
- Mevcut Retention Policy Listelemek için
Get-RetentionPolicyTag | where {$_.RetentionAction -eq 'MoveToArchive'}
Yeni Retention Policy Oluşturmak için
New-RetentionPolicyTag -Name "6 Aylik Arsivleme" -Type Personal -RetentionEnabled $true -AgeLimitForRetention 180 -RetentionAction MoveToArchive
- Kuruluş genelinde varsayılan Retention Policy oluşturmak için
New-RetentionPolicyTag -Name "Kurulus geneli varsayilan ilke" -Type All -RetentionEnabled $true -AgeLimitForRetention 365 -RetentionAction MoveToArchive
Sonuç:
Exchange Online Arşivleme ve Otomatik Genişleyen Arşiv özellikleri, özellikle büyük miktarda veri depolaması gereken işletmeler için değerli özelliklerdir. Bu özellikler sayesinde, kuruluşlar depolama kapasitesini daha etkin bir şekilde yönetebilir ve e-posta verilerini uygun şekilde arşivleyebilirler. Microsoft 365’in sağladığı bu gelişmiş arşivleme çözümleri, hem günlük operasyonel ihtiyaçları hem de yasal uyumluluk gereksinimlerini karşılamada önemli bir rol oynamaktadır.